Bytte av kontorlokaler dreier seg ikke bare om å finne et nytt lokale og å hyre inn et flyttebyrå. Det er mange detaljer som skal huskes i forbindelse med flytteprosessen. Her får du tipsene.
Aller først må bedriften bestemme seg for at ”nå flytter vi”. Evnen til å ta beslutninger er viktig gjennom prosessen. For en middels stor bedrift opp mot 50 ansatte kan det fort gå tre måneder fra beslutningen er tatt, til man er installert i nye lokaler.
Når det er bestemt at bedriften skal flytte så er det greit å gå igjennom denne listen:
- Definer behovet
- Sonder markedet
- Lag en flytteplan
- Gå gjennom kontraktene
- Sjekk hva du betaler for
- Overtakelsesbefaring
- Foreta selve flyttingen
- Sikkerhet
Når disse punktene er i vei er det greit å begynne på flytteplanen.
En flytteplan bør innhold:
- Budsjett over kostnader
- Tidsbudsjett (hvor mye intern tid kan brukes på selve flyttingen – husk at hver dag med produktivt bortfall for de ansatte koster dyrt)
- Behandling av intern tidsbruk som en ekstern kostnad
- Detaljert tidsplan for når de ulike tingene skal gjøres (når tas elektriske installasjoner ned, når flyttes hva fysisk osv)
- Grupper med klare ansvarsområder for flytteprosjektet (IT-sjef får ansvar for håndtering av serverpark osv)
- Sikkerhetsrutiner (unngå tyverier når det er uoversiktlig i lokalene)
